Introductie    

In week twee leer je over professioneel communiceren binnen een creatieve opleiding en later binnen het werkveld. Je gaat oefenen met feedback geven en ontvangen, het stellen van goede vragen, het schrijven van e-mails en reflecteren op jouw eigen werk. 

Leerdoelen

Aan het einde van deze week kun je:

• Voorbeelden herkennen van professionele en minder professionele communicatie.

• Constructieve feedback geven en ontvangen.

• Duidelijke vragen stellen om informatie te verkrijgen.

• De belangrijkste onderdelen van een professionele e-mail benoemen.

• Reflecteren op jouw eigen manier van communiceren.

Als vormgever werk je nooit alleen. Je communiceert met opdrachtgevers, collega's, docenten en medestudenten. Daarom is het belangrijk dat je weet hoe je professioneel communiceert.

In deze week ontdek je hoe je duidelijke vragen stelt, constructieve feedback geeft en ontvangt, professioneel e-mails schrijft en reflecteert op je eigen werk. Door middel van praktijkvoorbeelden, interactieve opdrachten, quizzen en samenwerkingsvormen leer je wat professionele communicatie inhoudt binnen het GLR en later binnen het creatieve werkveld.

Communicatie is meer dan praten. Het gaat ook over luisteren, vragen stellen, feedback geven en duidelijk maken wat je bedoelt.

Professionele communicatie betekent:

• Respectvol communiceren.

• Duidelijk communiceren.

• Actief luisteren.

• Openstaan voor feedback.

• Verantwoordelijkheid nemen voor wat je zegt en doet. 

De theorie wordt gedurende de week aangeboden in kleine stukjes, gekoppeld aan de opdrachten.

Je gaat aan de slag in groepen van 10 studenten.

Iemand in de groep begint met het fluisteren van een zin in de oor van een student aan de rechterkant (de docent geeft deze zin). Deze fluistert het door naar de volgende. Dit gaat zo door tot het bericht terugkomt naar de eerste student. 

De eerste student moet het juiste bericht terug kunnen horen. Lukt het om precies dezelfde boodschap terug te krijgen?

Waarom doen we dit?

Bij communicatie stuurt een zender een boodschap naar een ontvanger. Onderweg kan ruis ontstaan, waardoor de ontvanger iets anders begrijpt dan de zender bedoelde.

Je leert voorbeelden herkennen van professionele en minder professionele communicatie. Je gaat in groepjes van 4 reageren op herkenbare situaties.

1. Je bent het niet eens met feedback van een docent

Je hebt veel tijd in een ontwerp gestoken. Tijdens een feedbackmoment zegt de docent dat het concept nog niet sterk genoeg is en dat je een belangrijk deel opnieuw moet maken. Jij bent het daar niet mee eens en vindt dat de docent jouw idee niet goed begrijpt.

Bespreek met elkaar:

• Hoe zou je in eerste instantie willen reageren?

• Hoe kun je aangeven dat je het niet eens bent zonder direct in de verdediging te schieten?

• Welke vragen kun je stellen om de feedback beter te begrijpen?

• Wat zou een slechte reactie zijn? Wat kan daarvan het gevolg zijn?

2. Een groepsgenoot reageert nooit op Teams

Jullie werken met vier studenten aan een opdracht. Eén groepsgenoot reageert al een paar dagen niet op berichten in Teams. Jullie hebben zijn/haar werk nodig om verder te kunnen. De deadline komt dichterbij en de irritatie in de groep begint op te lopen.

Bespreek met elkaar:

• Wat doe je als eerste?

• Hoe spreek je iemand hierop aan zonder meteen verwijtend te worden?

• Wanneer schakel je een docent in?

• Welke afspraken hadden dit probleem misschien kunnen voorkomen?

3. Je begrijpt een opdracht niet

De docent heeft een nieuwe opdracht uitgelegd en de opdracht staat ook in Teams. Toch begrijp je niet goed wat er precies van je wordt verwacht. De rest van de klas lijkt al begonnen te zijn. Je wilt niet de enige zijn die opnieuw om uitleg vraagt.

Bespreek met elkaar:

• Wat kun je doen voordat je om hulp vraagt?

• Hoe kun je duidelijk maken wat je precies niet begrijpt?

• Waarom is alleen zeggen “Ik snap het niet” niet altijd handig?

• Welke manieren zijn er om hulp te vragen?

• Wat kan er gebeuren als je niets zegt en gewoon begint?

4. Je bent te laat met inleveren

Je komt er op de dag van de deadline achter dat je opdracht niet af is. Je hebt de afgelopen weken minder gedaan dan je van plan was. Als je niets zegt, kun je de opdracht waarschijnlijk twee dagen later alsnog inleveren.

Bespreek met elkaar:

• Wanneer neem je contact op met de docent: vóór of na de deadline?

• Wat vertel je wel en wat hoef je niet uitgebreid uit te leggen?

• Hoe neem je verantwoordelijkheid zonder allerlei excuses te bedenken?

• Wat zou je concreet aan de docent kunnen voorstellen?

• Wat maakt een bericht hierover professioneel?

Je werkt voor deze opdracht in tweetallen. Samen oefen je met duidelijk uitleggen, goed luisteren en de juiste vragen stellen.

Zoek een afbeelding op via Random Picture Generator.

Student A kiest een afbeelding. Laat de afbeelding niet aan student B zien en beschrijf zo duidelijk mogelijk wat erop staat.

Student B tekent de afbeelding op basis van de uitleg. Je mag de afbeelding niet bekijken, maar je mag wel vragen stellen om meer informatie te krijgen.

Vergelijk daarna de tekening met de oorspronkelijke afbeelding. Wissel vervolgens de rollen om.

Bespreek na afloop:

• Wat werd goed overgebracht?

• Welke informatie ontbrak of was onduidelijk?

• Welke vragen hielpen om de afbeelding beter te begrijpen?

• Welke vraag had je achteraf nog willen stellen?

• Wat was moeilijker: duidelijk uitleggen of de juiste vragen stellen?

Je gaat in tweetallen oefenen met het geven en ontvangen van constructieve feedback. De docent levert hiervoor de voorbeelden en situaties aan.

Goede feedback is specifiek, respectvol en bruikbaar. Het doel is niet om iemand te beoordelen maar om de ander te helpen iets te verbeteren.

Feedback is het geven van terugkoppeling op gedrag of prestaties, met als doel de ander te laten leren en groeien. 

3.1 Feedback op gedrag

Goede feedback is constructief en specifiek. Effectieve feedback kun je het beste inrichten volgens bekende methodieken, zoals de 4G-methode:

• Gedrag: Beschrijf objectief en specifiek wat je hebt gezien (geen meningen, vermijd 'altijd' of 'nooit').

• Gevoel: Geef aan welk effect dit gedrag op jou heeft.

• Gevolg: Benoem wat de concrete impact of het gevolg van het gedrag is.

• Gewenst: Zeg duidelijk wat je in de toekomst van de ander verwacht of wat je liever ziet. 

Deze methode is vooral geschikt wanneer je feedback geeft op gedrag.

Werk in tweetallen. Kies één van de situaties hieronder en verdeel de rollen.

Student A: de feedbackgever

Geef de ander feedback met behulp van de 4G-methode: Gedrag → Gevoel → Gevolg → Gewenst.

Student B: de ontvanger

Doe alsof jij de persoon uit de situatie bent. Luister naar de feedback en reageer zoals je in een echt gesprek zou reageren.

Wissel daarna van rol en kies een andere situatie.

Situatie 1: Steeds te laat

Jullie werken samen aan een project. Je groepsgenoot is de afgelopen drie afspraken steeds ongeveer tien minuten te laat gekomen. Hierdoor kunnen jullie niet op het afgesproken moment beginnen.

Situatie 2:  Telefoon tijdens het overleggen

Tijdens jullie groepsbesprekingen kijkt een groepsgenoot regelmatig op zijn telefoon. Daardoor mist diegene soms afspraken en moeten dingen opnieuw worden uitgelegd.

Situatie 3 : Anderen onderbreken

Een groepsgenoot praat tijdens het overleggen vaak door anderen heen en onderbreekt klasgenoten voordat ze hun idee hebben kunnen uitleggen. Je merkt dat sommige groepsleden daardoor steeds minder zeggen.

Situatie 4: Werk te laat aanleveren

Jullie hebben binnen een project duidelijke afspraken gemaakt over wie wat doet. Een groepsgenoot heeft zijn onderdeel nu voor de tweede keer later aangeleverd dan afgesproken. Hierdoor heeft de rest minder tijd om alles samen te voegen.

Doel: Je leert gerichte en duidelijke vragen stellen om de informatie te krijgen die je nodig hebt.

Je werkt in een groepje van 4 studenten. Iedere student bedenkt in het geheim een korte ontwerpopdracht met een onverwachte combinatie of twist.

Bijvoorbeeld:

Ontwerp een poster voor een schoenenfestival, maar de poster wordt gedrukt op drinkbekers.

Bedenk bij jouw opdracht in ieder geval:

• Wat moet er gemaakt worden?

• Voor wie is het bedoeld?

• Waarvoor is het bedoeld?

• Waar of hoe wordt het gebruikt?

• Wat is de twist?

Vertel je opdracht nog niet aan de anderen.

Stel de juiste vragen

Nu gaan de andere studenten proberen jouw opdracht te achterhalen. Ze mogen samen maximaal 20 vragen stellen. Denk goed na over welke vragen de meeste informatie opleveren. Een heel specifieke gok levert misschien weinig op. Een goede vraag helpt je om meerdere mogelijkheden tegelijk uit te sluiten.

Bijvoorbeeld:

“Is het een digitaal ontwerp?”

“Wordt het ontwerp in de openbare ruimte gebruikt?”

“Is het bedoeld om mensen ergens toe aan te zetten?”

“Is de doelgroep jonger dan 18 jaar?”

Na maximaal 20 vragen doet de groep een eindgok. Daarna onthult de student de echte opdracht.

Bespreek kort: Welke vragen leverden veel informatie op? Welke vragen juist weinig? En hoe kun je door door te vragen steeds gerichter bij de informatie komen?

Tijdens deze tweede les over professionele communicatie gaan we een stap verder. Je oefent met goed luisteren en de juiste vragen stellen en leert hoe je een duidelijke en professionele e-mail schrijft. Tot slot kijk je terug op wat je tijdens Studio Start hebt geleerd en verwerk je dit in een korte reflectievideo.

Je gaat aan de slag in een groepje van 4 studenten.

Eén student vertelt drie feiten over zichzelf. Twee feiten zijn waar en één feit is verzonnen. Vertel natuurlijk niet welke de leugen is!

De andere studenten proberen door gerichte vragen te stellen te ontdekken welk feit niet klopt. Vraag door als een antwoord nog niet genoeg informatie geeft. Daarna kiest de groep samen welk feit volgens hen de leugen is.

Voorbeeld:

• Ik heb ooit in een film gespeeld.

• Ik ben nog nooit buiten Europa geweest.

• Ik kan vijf muziekinstrumenten bespelen.

Hebben jullie de leugen gevonden? Dan is de volgende student aan de beurt.

Iedereen in de groep komt één keer aan de beurt.

Let op: het gaat niet alleen om het raden van de leugen. Denk ook na over welke vragen je stelt en welke vragen de meeste informatie opleveren.

Het schrijven van een professionele e-mail is een vaardigheid die je niet alleen in school naar docenten of andere studenten kunt gebruiken, maar ook een vaardigheid dat je uiteindelijk moet leren gebruiken voor jouw toekomstige baan in de creatieve wereld. Denk aan het mailen over opdrachten voor werk. Ook als je besluit om iets totaal anders te gaan doen, is het leren schrijven van een professionele e-mail essentieel voor jouw carrière. ​

Onderwerpregel: Schrijf kort waar je e-mail over gaat. Zorg dat de ontvanger meteen weet wat hij of zij kan verwachten.
Bijvoorbeeld: Vraag over deadline fotografieopdracht

Aanhef: Begin met een passende begroeting. Kies een aanhef die past bij de persoon aan wie je schrijft.
Bijvoorbeeld: Beste meneer Jansen, / Beste Sarah, / Hoi Sarah,

Openingszin: Vertel waarom je de e-mail stuurt. Geef genoeg informatie zodat de ontvanger weet waar het over gaat.
Bijvoorbeeld: Ik heb een vraag over de fotografieopdracht die we vrijdag moeten inleveren.

Kern: Leg duidelijk uit wat er aan de hand is of wat je wilt weten. Houd het kort, maar geef wel alle informatie die nodig is om je vraag te beantwoorden.

Slotzin: Maak duidelijk wat je van de ontvanger verwacht. Stel bijvoorbeeld een concrete vraag of geef aan wanneer je een antwoord nodig hebt.
Bijvoorbeeld: Zou u kunnen aangeven of ik de opdracht maandag nog mag inleveren?

Afsluiting: Sluit je e-mail netjes af met een groet en je naam. Vermeld eventueel je klas als dat voor de ontvanger handig is.
Bijvoorbeeld: Met vriendelijke groet, Sam de Jong – klas V1A

Praktische tips voor het verzenden

• Controleer spelling: Lees de e-mail na op grammatica- en typefouten.​

• Verifieer de bijlage: Controleer of de genoemde bestanden daadwerkelijk zijn toegevoegd.​

• Afzenderadres: Gebruik een zakelijk e-mailadres, geen privé-adres met een informele gebruikersnaam.​

• Vul de ontvanger als laatste in: Voeg het e-mailadres van de ontvanger pas toe als de mail helemaal klaar is om foutieve verzending te voorkomen.​

Bespreek je aanpassingen

Vergelijk jouw verbeterde e-mail met die van een medestudent. Bespreek samen:

• Wat heb je aangepast en waarom?

• Welke informatie heb je toegevoegd of weggelaten?

• Hoe heb je de toon professioneler gemaakt?

• Welke verschillen zien jullie tussen jullie e-mails?

• Welke versie werkt volgens jullie het beste en waarom?

Werk in tweetallen. Jullie maken samen een korte reflectievideo waarin jullie terugkijken op Studio Start en vertellen wat jullie deze week hebben geleerd.

Stap 1 Bereid de video voor

Bespreek samen wat jullie in de video willen vertellen. Denk bijvoorbeeld na over:

• Welke opdracht of situatie is je het meest bijgebleven?

• Wat vond je lastig en waarom?

• Wat heb je geleerd over feedback geven en ontvangen?

• Wat heb je geleerd over vragen stellen, luisteren en doorvragen?

• Wat heb je geleerd over samenwerken en communiceren?

• Zou je na deze week bepaalde situaties anders aanpakken?

• Wat neem je mee naar volgende lessen en projecten?

Je hoeft niet alle vragen te beantwoorden. Kies wat voor jou belangrijk is en probeer vooral te vertellen wat je hebt geleerd, niet alleen wat je hebt gedaan.

Stap 2 : Maak de video

Maak samen een video van ongeveer 1 minuut. Jullie mogen zelf bepalen hoe jullie de video vormgeven. Maak eventueel weer gebruik van Adobe Express voor het editen van je video.

Zorg dat:

• jullie allebei aan het woord komen

• jullie jezelf kort voorstellen

• duidelijk wordt wat jullie hebben geleerd

• de video verstaanbaar en verzorgd is

Stap 3  Voeg de video toe aan Adobe Express

Upload de video naar jullie eigen Adobe Express-pagina, of voeg een link naar de video toe.

Je hoeft de link naar je Adobe Express-pagina niet opnieuw in te leveren. Deze heb je al via de Assignment gedeeld.